Skip to main content

Работником не сдан авансовый отчет за командировку, оформление документов по возмещению ущерба предприятия

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Василиса
Тема: Сотрудником не сдан авансовый отчет за командировку, оформление документов по возмещению ущерба предприятия работником.

Вопрос:

Работнику были выданы денежные средства на командировочные расходы, за которые он не отчитался и денежные средства не возвратил. Какие документы оформить для возмещения причиненного сотрудником ущерба предприятию?

Ответ:

Если сотрудник предприятия в установленные сроки не отчитался за командировочные или не вернул их, работодатель может удержать эти деньги из зарплаты работника.
Как правильно документально оформить возмещение ущерба работодателю, если работник не отчитался за авансовый отчет по командировочным расходам или не вернул денежные средства?
В соответствии с законом работодатель вправе удержать из заработной платы работника суммы для погашения задолженности по неизрасходованной части или несвоевременно возвращенного аванса, выданного в связи с командировкой.

Для возмещения причиненного ущерба предприятию командировочным сотрудником, необходимо провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Создаётся комиссия, в срок не позднее месяца со дня окончания срока сдачи авансового отчета, с участием специалистов предприятия и в том числе бухгалтера организации, решение которой оформляется приказом.

Собираются все документы, касающиеся данной служебной командировки:
1. приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку;
2. командировочное удостоверение;
3. заявление на выдачу денег, в котором «командировочный» указал , что подотчетные денежные средства получаются на командировочные расходы.
4. расходный кассовой ордер, в котором указано целевое назначение выданных денежных средств;
5. книга учета доходов и расходов;
6. журнал регистрации кассовых документов;
7. кассовая книга.

От сотрудника, в зафиксированные в приказе сроки, запрашивается письменное объяснение для выяснения причины не предоставления авансового отчета за командировку и не возврата ранее выданных денежных средств.

Если работник отказывается или уклоняется от письменного объяснения причин ущерба, то комиссией готовится акт с указанием всех обстоятельств.

Решение комиссии о возмещении ущерба по выявленным основаниям и размер удержания денежных средств оформляется приказом и утверждается руководителем предприятия.

Если работник не оспаривает основания и размер удержания и готов добровольно возместить ущерб полностью или частично, то оформляется письменное соглашение сторон с указанием конкретных сроков платежей.

В случае увольнения сотрудника или несогласия с решением комиссии по возмещению ущерба, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Представитель предприятия имеет право обратиться в суд о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба, а в случае наличия письменного соглашения сторон о сроках платежей, с момента обнаружения работодателем нарушения согласованных условий возмещения ущерба.

Рекомендация бухгалтера:

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

Нарушение работником сроков предоставления авансового отчета, за командировочные расходы, влечет в обслуживании бухгалтерии работодателя дополнительные осложнения. Согласно требованиям бухгалтерского учета подтвержденные командировочные расходы предприятие сможет учесть в сдаваемой квартальной отчетности только в том налоговом периоде, в котором сдан авансовый отчет.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

Выдача денежных средств по доверенности за командировку

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Валентина
Тема: Выдача денежных средств по доверенности за командировку

Вопрос:

Можно ли выдавать денежные средства по доверенности за командировку?

Ответ:

Порядок и условия выдачи денежных средств предприятия сотрудникам строго регламентированы.

Одним из регламентирующих документов при выдаче командировочных денежных средств это Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Согласно п.6.3. для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Командировочные деньги, а это прежде всего, подотчетные средства, предназначенные для выдачи конкретному сотруднику, за расходование которых ему необходимо отчитаться и которые должны быть использованы для определенных целей.

В случае выдачи «командировочных» по доверенности, физически деньги получает другой человек и в дальнейшем при возникновении конфликтных ситуациях возникает целый ряд вопросов при истребовании отчета о потраченных средствах, их целевом использовании и привлечения к ответственности за нарушения. При совпадении ряда обстоятельств могут не только возникнуть проблемы с подготовкой бухгалтерской и налоговой отчетности, но и вопросы со стороны сотрудников налоговой службы.

Мы рекомендуем выдавать денежные средства только лично командированному сотруднику и категорически не советуем выдачу подотчетных денег по доверенности.

Как исключение, уже после возвращения из командировки, возможна выдача командировочных средств по доверенности другому лицу, при условии предварительного предоставления отчета командировочным о израсходованных средствах и его одобрения руководителем предприятия.

Рекомендация бухгалтера:

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

При проведении налоговой проверки деятельности ООО (ОАО, АО), в отчетах инспекторов ИФНС, очень часто обнаруживаются формулировки о финансовых нарушениях при операциях с наличными денежными средствами. Как показывает опыт, часть этих вопросов возможно снять еще на этапе составления учетной политики организации.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

Нужен ли кассовый чек при оплате платежной картой или на расчетный счет?

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Ольга
Тема: Нужно ли выбивать кассовый чек при оплате на расчетный счет или переводу по номеру карты?

Вопрос:

Добрый день!
Подскажите пожалуйста нужно ли выбивать кассовый чек при оплате на расчетный счет или переводу по номеру карты?
А также когда выбивать чек?
Деятельность: интернет-магазин женской одежды.
Тип оплаты: предоплата.
Доставка осуществляется в течении 1-3 недель.
Заранее спасибо!

Ответ:

Оплаты с помощью платежной (банковской) карты и безналичным расчетом получают все большее распространение, поэтому разберем подробнее возможные варианты.

Нужен ли чек при оплате наличными?

При получении оплаты наличными денежными средствами организации и ИП должны обязательно выбиваете кассовый чек, кроме случаев указанных в статье 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ. Если оплату принимает другая организация посредник, например почта или курьерская служба, то чек пробивают они.

Нужен ли чек при оплате на расчетный счет?

Если покупатель оплатил безналичным путем на расчетный счет, например через банк по квитанции без открытия счета или со своего счета в банке, то пробивать кассовый чек необязательно.

Это касается любых форм безналичных расчетов по расчетному счету организации или ИП без использования платежных (пластиковых) карт. Перевод денег может быть подтверждён банковской выпиской по расчетному счету плательщика.

Нужен ли чек при оплате платежной (банковской) картой?

Оплата с помощью платежной (банковской) карты получает все большее распространение, поэтому разберем подробнее возможные варианты.

Если покупатель оплатил со своей пластиковой (банковской) карты на терминале у продавца необходимо обязательно выдавать кассовый чек. Для разделения наличных платежей от безналичных, при дальнейшем бухгалтерском учете на предприятие, выбивайте чек по кассе на отдельный отдел или секцию.

В случае оплаты пластиковой картой через банкомат, продавец не обязан выдавать чек, так как денежные средства поступают не от самого покупателя, а через платежного агента посредника. В этом случае банкомат (платежный агент) обязан выдать покупателю чек установленной законом формы.

Документы регламентирующие применение контрольно-кассовой техники в РФ.

В Федеральном законе N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» в ст.2 «Сфера применения контрольно-кассовой техники» указано, что «Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.»

В письме от 31 декабря 2013 г. N ЕД-4-2/23721 Министрество финансов РФ рекомендует ИФНС — «При этом Федеральный закон N 54-ФЗ не содержит исключений, при которых расчеты с использованием платежных карт осуществляются без применения контрольно-кассовой техники или без выдачи бланков строгой отчетности в зависимости от формы осуществления таких расчетов, в частности, посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Таким образом, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации при осуществлении расчетов с использованием платежных карт в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника.»

Когда выбивать кассовый чек при продаже через интернет-магазин?

Организация или ИП продающее товар через интернет-магазин, также как и обычный магазин, в зависимости от способа платежа, обязаны выдавать покупателю кассовый чек при оплате.

Выдача покупателям кассовых чеков, отпечатанных контрольно-кассовой техникой ранее чем за 5 минут до реального времени осуществления наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, а равно копий кассовых чеков, отпечатанных контрольно-кассовой техникой, не допускается.

«Расхождение на выдаваемых чеках времени покупки с реальным временем (статья 2, 4 и 5 Федерального закона N 54-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц — от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей (часть 2 статьи 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Разъяснений о том как контролировать совпадение времени расчета, особенно при оплате безналичным расчетом, со временем на чеке от законодателей не поступало. Обязанности организации или ИП проверять расчетный счет на предмет поступления денежных средств в определенный интервал времени не предусмотрено законодательством.

Рекомендация бухгалтера:

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

Независимо от стационарного или дистанционного вида торговли, составление отчетности в налоговую инспекцию является обязательным для предприятий всех видов собственности.
Сейчас можно найти предложения как по разовой подготовке и сдаче отчетов, так и комплексное ведение бухгалтерии совместно с кадровым учетом.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.