Законодательство обязывает осуществлять хранение первичных бухгалтерских документов согласно полагающимся им правилам и сроку.
При этом четко определен порядок и правила хранения бухгалтерских документов для надежного сбережения, быстрого поиска и предъявления.
Можно предположить, что и у Вас накапливаются горы бухгалтерских документов, которые в какой-то момент просто начинают мешать.
Так какие бухгалтерские документы следует хранить?
- первичные учетные документы
- регистры бухгалтерского учета
- бухгалтерская отчетность
- рабочий план счетов
- документы учетной политики
- подтверждающие получение доходов, уплату (удержание) налогов, осуществление расходов
- программы машинной обработки данных и выгрузки из них
- нулевые декларации с отметкой налогового органа или почтового отделения
- другие документы на усмотрение руководителя
Срок хранения бухгалтерских документов различен для данных бухгалтерского и налогового учета и составляет как правило не менее 5 лет.
Срок хранения документов в соответствии с утвержденным законами и приказами:
- не менее пяти лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности
- не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз, для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, в том числе средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи
Для не допущения ошибок в сроке хранения, следует пользоваться принципом поглощения большего срока меньшим, то есть выбрать максимальный срок хранения конкретного документа и применять его.
По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению, акт уничтожения бухгалтерских документов утверждается руководителем предприятия.
В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели). Если того требует ситуация, для участия в работе комиссии и определения причин, приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС. Результаты работы комиссии по расследованию причин пропажи должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.
Порядок хранения документов
Порядок хранения бухгалтерских документов определен законами и положениями действие которых распространяется на все предприятия:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Перечень Федеральной архивной службой России 06.10.2000 — Типовые управленческие документы касающиеся деятельности организаций с указанием сроков хранения
- Решение Росархива от 06.02.2002 — Основные правила работы архивов организации
- Приказ Минфина СССР от 29.07.1983 №105 — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Первичные бухгалтерские документы текущего месяца должны собираться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру в папки. Сохранность и оформление документов контролирует лицо уполномоченное руководителем организации.
Ответственность за сохранность документов кадрового, налогового и бухгалтерского учета
Законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Так за нарушение правил ведения бух учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
Согласно ст. 126 НК РФ устанавливается ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый не предоставленный документ.
Нарушение правил хранения кадровой документации тоже не останется безнаказанным, так в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно этой статьи нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения при ведении деятельности. Под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы не уплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно и судебная практика по вынесенным постановлениям ФАС это подтверждает.
Несомненно применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя и конкретной ситуации, поэтому, когда вины налогоплательщика в этом нет, то применение мер ответственности будет необоснованным.