В любой организации деятельность бухгалтерии заключается не только в хранении данных об имуществе и обязательствах организации, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня.
Такую работу, несомненно, можно выполнить используя только программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных — базы данных или, в простом случае, электронные таблицы. Многие до сих пор используют один из самых доступных вариантов программу «Excel» из комплекта программного обеспечения Microsoft Office.
Одним из главных требований к бухгалтерскому учету является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции. Поэтому для программы, выполняющей автоматизацию работы бухгалтерии, большим плюсом является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые в организации и простота работы с ним. Создание собственных бухгалтерских программ для каждой организации в отдельности не является рентабельным. В связи с этим широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов.
На текущий момент бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: план счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.
Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так:
— Пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой.
— Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок, таким образом восстановление бухгалтерской отчетности облегчено.
Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач — обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.
Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.
По результатам анкетирования ведущих российских фирм – разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (с учетом регионов — около 200 независимых фирм) занимаются, по их собственной оценке, разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. На самом деле достаточно хорошо апробированных и известных пакетов не более двух – трех десятков. В первую очередь это тиражируемые («коробочные») и тиражно- заказные программные продукты. Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем: «1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант –Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика – Парус» (серия программ«Галактика» и «Парус), «ДИЦ» («Турбо – бухгалтер»), «Интеллект – сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо – бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).